Privacy en cookieverklaring

Oribi Groep B.V. (hierna: ‘Oribi’ of ‘Wij’) heeft een website (http://www.oribi.nl ). In het kader van de ITdienstverlening
die wij aanbieden, verwerken wij persoonsgegevens. In deze privacy- en cookieverklaring lees je
welke persoonsgegevens wij van jou verwerken en wat we daarmee doen. De volgende rechtspersonen vallen
onder Oribi en worden door deze verklaring gedekt:

Oribi Groep B.V. (hierna: ‘Oribi’ of ‘Wij’) heeft een website (http://www.oribi.nl ). In het kader van de ITdienstverlening
die wij aanbieden, verwerken wij persoonsgegevens. In deze privacy- en cookieverklaring lees je
welke persoonsgegevens wij van jou verwerken en wat we daarmee doen. De volgende rechtspersonen vallen
onder Oribi en worden door deze verklaring gedekt:

Oribi Software B.V. Oribi Identity 17252317 Schijfstraat 8 Unit 2.05
5061 KB in Oisterwijk
 

JanusID Services B.V. Oribi Identity Mobile 84772840 Schijfstraat 8 Unit 2.05
5061 KB in Oisterwijk
 

Compu Act Software B.V. Oribi Compliance 60412763 De Klugt 8
2141 AS in Vijfhuizen
 

SmartAIM Nederland B.V. Oribi Access 54687969 Meidoornkade 22
3992 AE in Houten
 

CertWell B.V. Oribi Compliance Qualifications 51501856 Schijfstraat 8 Unit 2.05
5061 KB in Oisterwijk

Jouw privacy is voor ons van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de Algemene verordening
gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat wij:
- Onze doeleinden duidelijk vastleggen voordat wij jouw persoonsgegevens verwerken, via deze privacy- en
cookieverklaring.
- Zo min mogelijk persoonsgegevens opslaan en enkel de gegevens die nodig zijn voor onze doeleinden.
- Expliciet toestemming vragen voor de verwerking van jouw persoonsgegevens, mocht toestemming
verplicht zijn.
- Benodigde beveiligingsmaatregelen treffen om jouw persoonsgegevens te beschermen. Wij leggen deze
verplichtingen ook op aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken.
- Jouw rechten respecteren, zoals het recht op inzage, correctie of verwijdering
van jouw persoonsgegevens die bij ons verwerkt zijn.
 

Wij verkrijgen verschillende persoonsgegevens van jou. Hieronder geven wij per doeleinde aan welke gegevens
wij van je verkrijgen, met welk doel wij deze gegevens verwerken en hoelang deze worden bewaard. Als je vragen
hebt of wilt weten wat we precies van je bijhouden, neem dan contact met ons op. De contactgegevens
staan onderaan deze privacy- en cookieverklaring.

Als organisatie kun je gebruikmaken van onze IT-dienstverlening.
Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
Voor- en achternaam contactpersoon
Organisatienaam (optioneel)
(Zakelijk) telefoonnummer
(Zakelijk) e-mailadres
Zakelijk adres
Betaalgegevens
Factuurgegevens
Eventuele inhoud van correspondentie
Wij verwerken deze gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang om de overeenkomst met jouw
organisatie uit te voeren en de daaruit voortvloeiende relaties te onderhouden met de contactpersonen. De
gegevens worden bewaard gedurende de looptijd van de overeenkomst en, na de beëindiging van de
overeenkomst, nog 2 jaar in ons CRM-systeem. Sommige gegevens worden langer bewaard op grond van een
wettelijke verplichting (zoals de fiscale bewaartermijn van zeven jaar).

Wij verzorgen (inhouse) trainingen en (inhouse) workshops via de Oribi Academy. Om deze trainingen en
workshops te kunnen geven, moeten wij persoonsgegevens verwerken.
Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
Voor- en achternaam deelnemer
Organisatienaam (optioneel)
(Zakelijk) telefoonnummer
(Zakelijk) e-mailadres
Vestigingsadres- en plaats
Privacy- en Cookie- verklaring 4
(Zakelijke) factuurgegevens
(Zakelijke) betaalgegevens
Functietitel en achtergrond deelnemer(s)
Inkoopnummer/referentie
Eventuele inhoud van correspondentie
Wanneer je werkgever een (inhouse) opleiding of (inhouse) training bij ons afneemt, verwerken wij jouw
gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang om de overeenkomst met jouw werkgever uit te voeren. Wij
bewaren deze gegevens totdat de training of workshop is afgerond en de betaling is voldaan. Ook in dit geval
bewaren wij sommige gegevens langer als wij daartoe wettelijke verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale
bewaartermijn van zeven jaar).

Zodra je klant wordt bij Oribi, bijvoorbeeld voor een training of workshop, krijg je toegang tot onze online
leeromgeving. Hiervoor maken wij een account voor je aan.
Hiervoor verwerken bij de volgende persoonsgegevens:
Voor- en achternaam
Geboortedatum
E-mailadres
Wachtwoord
Dit account wordt zolang bewaard als noodzakelijk is voor het hebben van toegang tot de online leeromgeving.
Er wordt gerekend vanaf de startdatum van de training of workshop.

Account activeren op Oribi ShowID

De mobiele app Oribi ShowID fungeert als een persoonlijke identiteitskluis waarin medewerkers onder andere
identiteitsdocumenten, diploma’s, certificaten en toegangsbewijzen kunnen opslaan en beheren. De werkgever
stuurt een activatielink naar de medewerker. Om het account op de app te kunnen activeren, verwerken wij
persoonsgegevens.
Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
Voor- en achternaam
E-mailadres
Geboortedatum
Privacy- en Cookie- verklaring 5
De accountgegevens verwerken we op basis van jouw toestemming. Wij bewaren deze gegevens zo lang als er
gebruik wordt gemaakt van de dienstverlening of zo lang als noodzakelijk is op basis van de toepasselijke wet- en
regelgeving.

Bij het toevoegen van documenten vragen we je om een aantal gegevens in te vullen.
Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
Persoonsgegevens
Voor- en achternaam
Geslacht
Geboortedatum
Geboorteplaats
Nationaliteit
Persoonsnummer
Bijzonderheden van het verblijfsrecht
Gegevens van het identiteitsdocument
Type identiteitsdocument
Documentnummer
Datum van afgifte
Vervaldatum
Uitgevende instantie
Handtekening
Afbeelding voor- en achterkant van identiteitsdocument
Gegevens van de chip
Publieke gegevens NFC-chip
Biometrische gegevens voor verificatie
Pasfoto (analoog/chip)
Selfie
Resultaten van de verificatie
Verificatiedatum en -tijd
Overige (optionele of aanvullende) gegevens
Afbeeldingen van andere persoonlijke documenten die door gebruiker geüpload zijn

E-mailadres genodigde
Privacy- en Cookie- verklaring 6
Metadata: tijdstip verificatie, type document, sessie-ID, klantreferentie, IP-adres, apparaatinfoapparaat
informatie
Deze gegevens verwerken wij op basis van jouw toestemming. [A2] Wanneer jij jouw toestemming intrekt, of niet
langer gebruik maakt van de dienstverlening, zullen de gegevens verwijderd worden. Sommige gegevens kunnen
langer worden bewaard op grond van een wettelijke verplichting.

De applicatie Oribi SmartID automatiseert het volledige identiteits- en toegangsbeheer binnen organisaties.
SmartAIM leest identiteitsgegevens uit HR-systemen zoals AFAS of Youforce en verzorgt vervolgens het
aanmaken, wijzigen en intrekken van accounts en autorisaties in gekoppelde doelsystemen zoals AD, Entra of
HiX. Dankzij de modulaire opzet en krachtige RBAC/ABAC structuur biedt Oribi SmartID grip, overzicht en naleving
van wet- en regelgeving. Toegang wordt automatisch toegekend op basis van afdeling, functie en
inzetgegevens, maar kan ook handmatig of via selfservice worden aangevraagd. Om de accounts van Oribi
SmartID aan te maken, te beheren en om het toegangsbeheer mogelijk te maken, verwerken wij
persoonsgegevens.
Hiervoor verwerken wij ten minste de volgende persoonsgegevens:
Werkgever
Voor- en achternaam
(Zakelijk) e-mailadres
(Zakelijk) telefoonnummer
Geboortedatum
Gebruikersrol
Organisatorische eenheid
Deze persoonsgegevens verwerken wij op basis van de uitvoering van een overeenkomst. Deze
persoonsgegevens worden tot maximaal 2 jaar na het einde van de dienstverlening worden bewaard.

De mobiele app Oribi MobileID ondersteunt organisaties bij het betrouwbaar verifiëren van identiteiten. Met de
app scan je eenvoudig een identiteitsdocument, controleer je de echtheid via NFC en kun je – indien gewenst –
een gezichtsvergelijking uitvoeren. De resultaten worden direct weergegeven in je eigen systeem of in het Oribi
MobileID-portaal. Om het account te kunnen activeren, verwerken wij persoonsgegevens.
Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
Voor- en achternaam
E-mailadres
Geboortedatum
Accountgegevens
Gebruiksgegevens
Organisatiegegevens
Privacy- en Cookie- verklaring 7
Deze persoonsgegevens verwerken wij op basis van de uitvoering van een overeenkomst. Deze
persoonsgegevens worden bewaard zolang het account actief is.

Om de accounts van Oribi MobileID te kunnen beveiligen en monitoren, verwerken wij persoonsgegevens.
Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
IP-adressen
Gebruikers-ID’s
Sessie-informatie
Auditlogs
Browserinformatie
Deze persoonsgegevens verwerken wij op basis van gerechtvaardigd belang. Deze persoonsgegevens worden
maximaal 90 dagen bewaard, tenzij deze nodig zijn om incidenten te onderzoeken.

Om de contracten van Oribi MobileID te beheren en deze dienst te kunnen factureren, verwerken wij
persoonsgegevens.
Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
E-mailadres
Zakelijke betalingsgegevens
Organisatiegegevens
Deze persoonsgegevens verwerken wij op basis van de uitvoering van een overeenkomst. Deze
persoonsgegevens worden 7 jaar bewaard.

Om de productanalyses en gebruiksstatistieken van Oribi MobileID te kunnen beoordelen, verwerken wij
persoonsgegevens.
Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
IP-adressen
Gebruikers-ID’s
Sessie-informatie
Auditlogs
Accountgegevens
Privacy- en Cookie- verklaring 8
E-mailadres
Telefoonnummer
Gebruiksgegevens
Deze persoonsgegevens verwerken wij op basis van de uitvoering van een overeenkomst. Deze
persoonsgegevens worden bewaard zolang het account actief is.

Oribi GuestID is een platform voor het beheer van bezoekers en gasten binnen organisaties. Het systeem
automatiseert het volledige bezoekersregistratieproces – van aanmelding tot vertrek – en zorgt tegelijkertijd
voor een veilige en professionele ontvangst. Om het gebruik van Oribi GuestID mogelijk te maken, verwerken wij
persoonsgegevens.
Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
Geslacht
Voorletters
Voornaam
Tussenvoegsel
Achternaam
Bedrijf
Functietitel
E-mailadres
Telefoonnummer
Mobiel telefoonnummer
Kenteken
Foto
Geboortedatum
Geboorteplaats
Personeelsnummer
Straatnaam
Huisnummer
Postcode
Woonplaats
Nationaliteit
Identificatiebewijs
Type identificatiebewijs
Paspoortnummer
Deze persoonsgegevens verwerken wij op basis van de uitvoering van een overeenkomst. Wij bewaren deze
gegevens zolang er gebruik wordt gemaakt van de dienstverlening of zolang noodzakelijk is op basis van de
toepasselijke wet- en regelgeving

Het C-Register is een systeem dat organisaties in staat stelt om op een snelle en veilige manier vast te stellen of
medewerkers over de juiste certificeringen beschikken. Om via C-Register gebruikersaccounts aan te maken, te
beheren en te koppelen aan het C-Register, verwerken wij persoonsgegevens.
Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
Voor- en achternaam
E-mailadres
Telefoonnummer
Certwell ID
Deze persoonsgegevens verwerken wij op basis van de uitvoering van een overeenkomst. Wij bewaren deze
gegevens zolang er gebruik wordt gemaakt van de dienstverlening of zolang noodzakelijk is op basis van de
toepasselijke wet- en regelgeving.

Oribi CertifID is een kwalificatiebeheersysteem dat organisaties helpt bij het beheren van
medewerkerskwalificaties, het waarborgen van compliance en het stroomlijnen van certificeringsprocessen voor
het personeel. Of het nu gaat om het beheren van rollen en eisen, het volgen van kwalificaties of het evalueren
van compliance, Oribi CertifID biedt een flexibele en gestructureerde oplossing die zich aanpast aan
uiteenlopende organisatienoden. Om via Oribi CertifID gebruikersaccounts aan te maken en te beheren,
verwerken wij persoonsgegevens.
Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
Voor- en achternaam
E-mailadres
IP-adres
Deze persoonsgegevens verwerken wij op basis van de uitvoering van een overeenkomst. Deze
persoonsgegevens worden maximaal 90 dagen bewaard na beëindiging van het account.

Oribi ExpertID is een identiteitsverificatieplatform dat organisaties ondersteunt bij het beheren en verifiëren van
identiteitsgegevens. Met de gekoppelde documentreader scan je eenvoudig een identiteitsdocument,
controleer je de echtheid via NFC en kun je – indien gewenst – een gezichtsvergelijking uitvoeren. De resultaten
worden direct weergegeven in het scanscherm of kunnen laten bekeken worden via het portaal. Om
klantsupport binnen Oribi ExpertID mogelijk te maken, verwerken wij persoonsgegevens.
Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
Identificatiegegevens
Contactgegevens
Accountgegevens
Privacy- en Cookie- verklaring 10
Gebruiksgegevens
Organisatiegegevens
Deze persoonsgegevens verwerken wij op basis van de uitvoering van een overeenkomst. Deze
persoonsgegevens worden bewaard zolang het account actief is. De persoonsgegevens die afkomstig zijn van
het identificatiebewijs worden binnen 28 dagen geanonimiseerd.

Om facturatie en contractbeheer binnen Oribi ExpertID mogelijk te maken, verwerken wij persoonsgegevens.
Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
E-mailadres
Telefoonnummer
Zakelijke betalingsgegevens
Organisatiegegevens
Deze persoonsgegevens verwerken wij op basis van de uitvoering van een overeenkomst. Deze
persoonsgegevens worden maximaal 7 jaar bewaard.

Binnen Oribi ExpertID worden er loggings opgeslagen ten behoeve van auditing, beveiliging en incidentanalyse.
Om de logging mogelijk te maken verwerken wij persoonsgegevens.
Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
Gebruikersnaam
Timestamps van systeemgebruik of foutmeldingen
Technische metadata zoals: versienummer, foutcodes, systeem-ID’s
Deze persoonsgegevens verwerken wij op basis van gerechtvaardigd belang. Deze persoonsgegevens worden
maximaal 6 maanden bewaard.

Oribi WorkpassID is een digitaal platform dat bedrijven in verschillende sectoren ondersteunt. Het waarborgt een
veilige, eerlijke en efficiënte werkwijze door een totaaloplossing voor keten- en arbeidskrachtregistratie te
bieden. Door middel van dit platform voldoen jouw projecten altijd aan de hoogste standaarden op het gebied
van de toepasselijke wet- en regelgeving. Voor het maken en beheren van accounts en toegangsbeheer
verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
E-mailadres
Telefoonnummer
Naam
Privacy- en Cookie- verklaring 11
IP-adres
Deze persoonsgegevens verwerken wij op basis van de uitvoering van een overeenkomst. Deze
persoonsgegevens worden maximaal 12 maanden bewaard.

In bepaalde gevallen maakt de Oribi WorkpassID app gebruik van de locatie van jouw toestel. Wij gebruiken deze
informatie uit veiligheidsoverwegingen om vast te stellen of je je op het werkterrein bevindt, in het kader van een
betrouwbare arbeidskracht- en ketenregistratie. De locatiegegevens worden uitsluitend lokaal op jouw toestel
verwerkt: ze worden niet door de app naar Oribi of derden verzonden, niet door ons opgeslagen en niet voor
andere doeleinden zoals tracking of profilering gebruikt.
Deze verwerking vindt plaats op basis van ons gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG), te weten het
belang van een veilige en correcte registratie op het werkterrein. Je kunt de locatietoegang voor de app op elk
moment intrekken via de instellingen van jouw telefoon. Houd er rekening mee dat bepaalde functionaliteiten
dan niet meer beschikbaar zijn.

Via onze klantenservice kun je vragen over onze toepassingen, producten en andere zaken stellen. Om deze
vragen in behandeling te kunnen nemen verwerken wij persoonsgegevens.
Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
Voor- en achternaam
Organisatienaam
(Zakelijk) e-mailadres
(Zakelijk) telefoonnummer
Jouw vraag
Wij verwerken deze gegevens op basis van uitvoering van de overeenkomst of jouw toestemming. Wij bewaren
opgenomen telefoongesprekken drie maanden. Tickets worden maximaal 12 maanden bewaard.

Als je meer informatie over een specifiek product wilt ontvangen, dan kan je hiervoor een aanvraag indienen. Om
deze vraag in behandeling te kunnen nemen verwerken wij persoonsgegevens.
Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
Voor- en achternaam
Organisatienaam
(Zakelijk) e-mailadres
(Zakelijk) telefoonnummer
Interessegebieden (Optioneel)
Privacy- en Cookie- verklaring 12
Vragen en/of opmerking(en) (Optioneel)
Wij verwerken deze gegevens op basis van jouw toestemming. Wij bewaren deze gegevens totdat wij denken
dat je tevreden bent met onze reactie, of maximaal 4 weken als wij geen antwoord ontvangen op onze
tegenreactie.

Via onze website kun je je aanmelden voor een demo van onze producten. Om deze aanvraag in behandeling te
kunnen nemen verwerken wij persoonsgegevens.
Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
Voor- en achternaam
(Zakelijk) e-mailadres
(Zakelijk) telefoonnummer
Vragen en/of opmerking(en) (Optioneel)
Wij verwerken deze gegevens op basis van jouw toestemming. Wij bewaren deze informatie tot 2 jaar in verband
met het offertetraject dat kan plaatsvinden naar aanleiding van de demo.

Wil je een adviesgesprek aanvragen over een specifiek product? Dan verwerken wij persoonsgegevens om
contact op te nemen over de mogelijkheden van onze toepassingen.
Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
Voor- en achternaam
Organisatienaam
(Zakelijk) e-mailadres
(Zakelijk) telefoonnummer
Interessegebieden
Vragen en/of opmerking(en) (optioneel)
Wij verwerken deze gegevens op basis van jouw toestemming. Wij bewaren deze informatie tot 2 jaar na de
aanvraag in verband met het offertetraject dat kan plaatsvinden naar aanleiding van het adviesgesprek.

Bedrijven en overheden kunnen bij ons een offerte aanvragen. Om een offerte te kunnen opstellen verwerken wij
persoonsgegevens.
Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
Organisatienaam
Privacy- en Cookie- verklaring 13
Zakelijke informatie
(Zakelijk) e-mailadres
(Zakelijk) telefoonnummer
Eventuele informatie die je zelf doorgeeft tijdens het offertetraject
Wij verwerken deze gegevens op basis van de uitvoering van de overeenkomst. Wij bewaren deze gegevens tot
2 jaar nadat je de offerte hebt aangevraagd. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijk
verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaarplicht van 7 jaar).

Heb je gereageerd op één van onze vacatures of heb je een open sollicitatie ingestuurd? Dan verwerken wij jouw
persoonsgegevens om jouw sollicitatie in behandeling te kunnen nemen, en ter voorbereiding op het eventueel
sluiten van een arbeidsovereenkomst.
Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
Voor- en achternaam
Adres
Woonplaats
E-mailadres
Telefoonnummer
Curriculum Vitae
Motivatiebrief
Pasfoto
Salarisindicatie
Referenties
Eventuele overige informatie die je meestuurt met jouw sollicitatie
Jouw sollicitatiegegevens bewaren wij tot maximaal 6 weken nadat de functie is vervuld. Wij bewaren deze
gegevens zodat wij contact met je kunnen opnemen in het geval de functie binnen de proeftijd opnieuw vrijkomt.
Wanneer we je op dit moment geen functie kunnen aanbieden, kunnen we – met jouw toestemming – de
sollicitatiegegevens nog een jaar langer bewaren. Je kunt jouw toestemming op elk moment intrekken door ons
een e-mail te sturen. Als je bij ons komt werken, bewaren wij jouw sollicitatiegegevens in het personeelsdossier.
Dit dossier wordt bewaard zolang dit noodzakelijk is en ten aanzien van de sollicitatiegegevens tot maximaal 2
jaar na indiensttreding.
Een social media- en internetonderzoek kan onderdeel zijn van de sollicitatieprocedure. Dit is noodzakelijk om te
kunnen waarborgen dat bij het aannemen van nieuw personeel de geschiktheid van kandidaten te beoordelen
en eventuele risico’s voor de organisatie en haar klanten te beperken. Wij doen dit dan ook op basis van ons
gerechtvaardigde belang. Wij zoeken hiervoor op jouw naam via Google, en jouw eventuele profiel op
diverse social media. Dit uiteraard voor zover deze profielen openbaar zijn; wij zullen je niet vragen om ons
toegang te verlenen tot een afgeschermde social media-pagina of een connectie met ons te maken. De
resultaten van het onderzoek worden met je besproken. Mocht je hier bezwaar tegen hebben, dan kan je dit bij
ons aangeven op het moment dat je solliciteert.

Via onze website kan je je aanmelden voor de nieuwsbrief van Oribi. Wij versturen ieder kwartaal per e-mail een
nieuwsbrief met daarin informatie over nieuwe producten, relevante ontwikkelingen en aankomende
evenementen van Oribi. Om deze nieuwsbrief te kunnen versturen verwerken wij persoonsgegevens.
Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
Voor- en achternaam
E-mailadres
Wij verwerken deze gegevens op basis van jouw toestemming. Wij bewaren jouw gegevens totdat je je uitschrijft
voor onze nieuwsbrief. Mocht je de nieuwsbrief niet meer willen ontvangen, dan kan je je op elk moment
afmelden via de link onderaan in de nieuwsbrief.

Wij gebruiken reCAPTCHA om misbruik van ons toestemmingsformulier te voorkomen. Door aan te geven dat je
geen robot bent, wordt gecontroleerd:
hoe snel het formulier wordt ingevuld;
welke muisbewegingen er gemaakt worden tijdens het invullen;
het IP-adres van degene die het formulier invult.
Deze gegevens worden geanalyseerd door Google LLC. Hieruit maakt Google op of ze te maken hebben met een
legitieme bezoeker of een bot. Een echte bezoeker hoeft dan alleen op een vinkje te klikken, waarmee diegene
bevestigt geen robot te zijn. Vervolgens kan het bericht dan via het formulier naar de ontvanger worden
verzonden. Voor meer informatie verwijzen wij je naar het privacybeleid van Google.

Op onze website wordt beeldmateriaal getoond. Dit beeldmateriaal kan door ons geproduceerd worden of door
onze verschillende business partners. Om beeldmateriaal van business partners te kunnen tonen verwerken wij
persoonsgegevens.
Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
Voor- en achternaam
E-mailadres
Telefoonnummer
Beeldmateriaal
Alle informatie die je over jezelf vrijgeeft in beeldmateriaal (video’s)
Dit doen wij op basis van jouw toestemming die je aan ons hebt gegeven. Wij bewaren deze informatie totdat je
jouw toestemming intrekt. Je kunt jouw toestemming te allen tijde intrekken door contact met ons op te nemen.

Wanneer je ons een e-mailbericht stuurt of ons telefonisch benadert, dan ga je in op ons aanbod om met ons in
contact te treden. Wij verwerken persoonsgegevens om het contact af te handelen.
Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
Voor- en achternaam
Zakelijke informatie (als je vanuit zakelijk oogpunt contact opneemt)
E-mailadres
Telefoonnummer
Social media-account
Eventuele informatie die je zelf invult als inhoud van een bericht
Wij verwerken deze gegevens op basis van jouw toestemming. Wij slaan deze contactmomenten met de door
jou verstrekte persoonsgegevens op voor het uitvoeren van het contact en het eventueel afhandelen van jouw
klacht. We bewaren deze informatie, zo lang als dat nodig is voor dit contact of tot maximaal 2 jaar nadat wij voor
het laatst contact met je hebben gehad, omdat we er zeker van willen zijn dat we jouw vraag of klacht goed
hebben afgehandeld.

Wanneer je bij een van onze kantoren op afspraak komt, dan registreren wij jouw persoonsgegevens voor een
afspraak.
Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
Voor- en achternaam
E-mailadres
Telefoonnummer
Afspraakgegevens
We verwerken deze gegevens op basis van ons gerechtvaardigde belang om de veiligheid van onze
medewerkers en bezoekers te waarborgen. Deze gegevens blijven maximaal 2 jaar in de digitale agenda
bewaard.

Wij kopen onze producten in bij verschillende leveranciers. In dat kader hebben wij verschillende gegevens nodig
om de order af te handelen.
Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
Bedrijfsnaam
Zakelijk adres
Naam contactpersoon
Privacy- en Cookie- verklaring 16
E-mailadres
Telefoonnummer
Financiële gegevens
Eventuele overige informatie die je met ons deelt
Wij verwerken deze gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang om de overeenkomst met jouw
organisatie uit te voeren. Wij bewaren deze gegevens gedurende de overeengekomen contractduur. Sommige
gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijke verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale
bewaarplicht van 7 jaar).
Wanneer kunnen we jouw persoonsgegevens delen met derden?
Oribi deelt jouw gegevens enkel met derden, wanneer dit op basis van de huidige wetgeving is toegestaan. Het
kan voorkomen dat wij jouw persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken, omdat:
wij hen hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken;
wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf);
wij daar een wettelijke grondslag voor hebben.

De partijen die in onze of jouw opdracht persoonsgegevens verwerken zijn:

Type externe partij Land ontvanger Doeleinde doorgifte
IT-leveranciers- en
dienstverleners
Nederland Verificatie van identiteit via document en selfie
Luxemburg Opslag van gegevens in de cloud
Nederland Opslag van gegevens in de cloud
Nederland Technisch beheer en onderhoud van IT-systemen
Frankrijk Verzenden en ontvangen van e-mailcommunicatie
Nederland Versturen van nieuwsbrieven
Nederland Hosting en beheer van de website
Nederland Beheer van klantgegevens en relaties (CRM)
Betalingsdienstverleners en
incassobureaus
Nederland Digitale verwerking van werkbonnen

Deze privacy- en cookieverklaring is uitsluitend van toepassing op de diensten van Oribi. Wij zijn niet
verantwoordelijk voor het privacybeleid van andere websites, die via een link op onze website bereikbaar zijn.
Internationale doorgifte van persoonsgegevens
Sommige van onze leveranciers zijn buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Bij het delen van jouw
persoonsgegevens met deze partijen nemen wij passende waarborgen om jouw privacy te beschermen.
De Europese Commissie heeft voor 15 landen een adequaatheidsbesluit vastgesteld. Op basis van een
adequaatheidsbesluit kunnen persoonsgegevens veilig vanuit de EER worden doorgegeven aan bedrijven in
deze landen, zonder dat er aanvullende waarborgen voor gegevensbescherming moeten komen.
Als we gegevens delen met bedrijven in andere landen zonder adequaatheidsbesluit (of Amerikaanse bedrijven
die niet onder het EU-VS Data Privacy Framework vallen), nemen we extra beschermingsmaatregelen in de vorm
van zogeheten passende waarborgen. Dit houdt in dat wij extra actie ondernemen om jouw persoonsgegevens
te beschermen. Wij gebruiken hiervoor onder meer standaardcontractbepalingen (“SCC’s”).
Wanneer wij jouw persoonsgegevens doorgeven aan partijen buiten de EER op basis van SCC’s, heb je de
volgende rechten:
Informatie opvragen over de doorgifte, inclusief een kopie van de SCC’s.
Contact opnemen met zowel ons als de ontvangende partij voor informatie.
Klachten indienen bij de ontvangende partij, Autoriteit Persoonsgegevens, een bevoegde rechtbank in de
EER of een onafhankelijk geschillenorgaan.
Schadevergoeding eisen bij schending van de SCC’s.
Deze rechten komen bovenop jouw algemene privacyrechten onder de AVG.

Leadgeneratie via Leadinfo
Wij maken gebruik van de leadgeneratieservice van Leadinfo B.V. (Rotterdam, Nederland). Deze dienst herkent
zakelijke websitebezoeken op basis van IP-adressen en toont ons openbaar beschikbare bedrijfsinformatie,
zoals bedrijfsnaam en adres. Leadinfo plaatst daarbij twee first-party cookies die het gedrag van bezoekers op
onze website analyseren. Daarnaast verwerkt Leadinfo domeinen die worden ingevuld in formulieren
(bijvoorbeeld “http://bedrijf.nl ”) om IP-adressen te correleren met bedrijven en de dienstverlening te verbeteren.
Wij gebruiken Leadinfo om potentiële zakelijke leads te identificeren en onze marketing- en salesactiviteiten te
optimaliseren. De verwerking vindt plaats op basis van ons gerechtvaardigd belang (marketing). Hierbij hebben
wij een belangenafweging gemaakt waarbij is beoordeeld dat de impact op de privacy van bezoekers beperkt is.
Leadinfo identificeert uitsluitend zakelijke websitebezoeken op basis van IP-adressen en koppelt deze aan
openbaar beschikbare bedrijfsinformatie. Individuele bezoekers worden daarbij niet direct geïdentificeerd.
Daarnaast is er een opt-out mogelijkheid beschikbaar.
Meer informatie over de gegevensverwerking is beschikbaar op www.leadinfo.com. Via deze pagina kun je je
afmelden: https://www.leadinfo.com/en/opt-out. Wanneer je dit doet, worden jouw gegevens niet langer door
Leadinfo geregistreerd.
Social media buttons
Op onze website maken wij gebruik van social media buttons, welke je doorgeleiden naar de betreffende
social media platforms. Je krijgt hierdoor de optie om ons te volgen en om content te delen binnen het netwerk.
Ook zul je advertenties tegenkomen op jouw social mediapagina. De buttons zijn werkzaam vanwege stukjes
code welke afkomstig zijn van de social medianetwerken. Als je wilt weten wat de social media platforms doen
met jouw persoonsgegevens, lees dan de desbetreffende privacyverklaring:

Facebook (privacyverklaring)
X (privacyverklaring)
Instagram (privacyverklaring)
Pinterest (Privacyverklaring)
YouTube (privacyverklaring)
LinkedIn (privacyverklaring)
Cookies
Op onze website gebruiken we cookies van onszelf en van derde partijen. Cookies zijn informatiebestandjes die
bij het bezoeken van een website automatisch kunnen worden opgeslagen op of uitgelezen van het apparaat
(zoals PC, tablet of smartphone) van de bezoeker. Dat gebeurt via de webbrowser op het apparaat. Wij
gebruiken onderstaande soorten cookies:
Functionele cookies
Deze cookies hebben een functionele rol binnen de website. De cookies zorgen ervoor dat de website goed
functioneert. Ze zorgen bijvoorbeeld voor het optimaal weergeven van de website op jouw scherm. Voor deze
cookies hebben wij geen toestemming nodig.

Analytische cookies
Op basis van deze informatie kunnen wij onze website gebruiksvriendelijker maken. Deze cookies geven ons
inzicht in hoe bezoekers onze website gebruiken, bijvoorbeeld:
Het aantal bezoekers
De meest bezochte pagina’s
De gemiddelde bezoekduur
Gebruikte apparaten en browsers
Deze informatie helpt ons de website te verbeteren. We gebruiken deze cookies op een privacyvriendelijke
manier waarbij ze geen grote impact hebben op jouw privacy. Voor zover deze cookies persoonsgegevens
verwerken, vragen wij hiervoor jouw toestemming.
Marketing cookies
Deze cookies maken het onder meer mogelijk om je gepersonaliseerde advertenties te laten zien via onze
advertentiepartners.
Deze cookies kunnen onder andere de volgende gegevens van je verzamelen:
Schermweergave-opties
IP-adres
Cookie-ID
Website- en klikgedrag
Referrer-URL
Gedrag binnen de applicatie
Onze advertentiepartners kunnen deze gegevens combineren met informatie uit hun eigen diensten,
bijvoorbeeld wanneer je bij hen bent ingelogd.
Voor deze cookies hebben wij jouw toestemming nodig. Wanneer je onze website voor het eerst bezoekt, tonen
wij een cookiemelding. Hierin vragen wij jouw toestemming voor het plaatsen van de marketing cookies (en in
Privacy- en Cookie- verklaring 19
sommige gevallen bepaalde analytische cookies). Je kan onze website gewoon gebruiken als je geen
toestemming geeft voor deze cookies: alleen de functionele cookies worden dan geplaatst. Je kan jouw
gegeven toestemming altijd weer intrekken. Raadpleeg voor meer informatie over de uitoefening van jouw
privacyrechten het kopje “Welke privacyrechten heb je?”. In onderstaande tabel vind je een overzicht van de
cookies die wij gebruiken.
Naam Type(s) Cookies Bewaartermijn
Google Analytics Analytisch _ga 2 jaar
Google Analytics Analytisch _ga_H1WSLST0ML 2 jaar
Google Analytics Analytisch _gat_gtag_UA_12056943_1 Einde sessie
Google Analytics Analytisch _gid 23 uur
Deze cookies worden geplaatst door Google Analytics. Met deze cookies krijgen we een beter beeld van het gedrag van
de bezoeker op de website. Hiermee wordt vervolgens de gebruikerservaring op de website verbeterd. Deze verwerking
vindt plaats in de Verenigde Staten van Amerika. Lees hier hoe Google omgaat met jouw gegevens: https://
business.safety.google/privacy/
Vimeo Analytisch, Tracking vuid 2 jaar
Deze cookies worden geplaatst door http://vimeo.com en http://player.vimeo.com . Ze zorgen ervoor dat het afspelen van
de video’s kan plaatsvinden. Ook analyseren ze de id’s van de bezoekers.
Leadinfo Analytisch, Tracking _li_id 2 jaar
Leadinfo Analytisch, Tracking _li_ses Einde sessie
Leadinfo plaatst twee cookies die alleen Oribi inzicht geven in het gedrag op de website. Deze cookies worden niet
gedeeld met andere partijen.
Vimeo (functional) Functioneel __cf_bm Einde sessie
Vimeo (functional) Functioneel _cfuvid Einde sessie
Deze functionele cookies zorgen ervoor dat de videoplayer van Vimeo werkt.
YouTube Tracking VISITOR_INFO1_LIVE 6 maanden
YouTube Tracking VISITOR_PRIVACY_METADATA 6 maanden
Privacy- en Cookie- verklaring 20
YouTube Tracking YSC Einde sessie
In- en uitschakelen van cookies
In jouw webbrowser kan je instellen dat het opslaan van cookies alleen wordt geaccepteerd wanneer je hiermee
instemt. Raadpleeg voor meer informatie hierover de handleiding van jouw browser. Let op: veel websites werken
niet optimaal als de cookies zijn uitgeschakeld.
Verwijderen van cookies
De meeste cookies hebben een houdbaarheidsdatum. Als een houdbaarheidsdatum is ingesteld, wordt de
cookie automatisch verwijderd wanneer de houdbaarheidsdatum verstrijkt. Je kan er ook voor kiezen de cookies
handmatig te verwijderen, voordat de houdbaarheidsdatum is verstreken. Raadpleeg hiervoor de handleiding van
jouw browser. Hieronder vind je per browser een link naar de website van de aanbieder waar stapsgewijs wordt
omschreven hoe je cookies kan blokkeren of verwijderen.
Internet Explorer
Google Chrome
Firefox
Edge
Safari
Hoe worden jouw persoonsgegevens beveiligd?
Oribi neemt passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van, en ongeautoriseerde toegang tot, jouw
persoonsgegevens zoveel mogelijk te beperken. Zo nemen wij de volgende beveiligingsmaatregelen:
We voldoen aan de ISO 27001-norm voor informatiebeveiliging en zijn hiervoor gecertificeerd. Zo zorgen we
dat jouw gegevens goed beschermd zijn.
Alleen geautoriseerde medewerkers hebben toegang tot persoonsgegevens. Toegang is beperkt op basis
van functie en wordt periodiek geëvalueerd.
Al het dataverkeer tussen onze website en jouw browser wordt versleuteld via HTTPS.
Gegevens worden opgeslagen in beveiligde datacenters met moderne fysieke en digitale
toegangsbeveiliging.
Sterke wachtwoorden zijn verplicht en worden regelmatig gewijzigd.
Toegang tot persoonsgegevens wordt gelogd en actief gemonitord om afwijkend gedrag snel te
detecteren.
Gegevens worden regelmatig geback-upt en deze back-ups worden versleuteld opgeslagen.
Wij voeren regelmatig kwetsbaarheidsscans en penetratietests uit om beveiligingsrisico’s te identificeren
en te verhelpen.
Medewerkers krijgen periodieke trainingen over gegevensbescherming en informatiebeveiliging.
We hebben een duidelijk proces om snel en effectief te reageren op beveiligingsincidenten.
Nieuwe functies of systemen worden standaard ontworpen met privacy en beveiliging in het achterhoofd.
We controleren of onze leveranciers ook voldoende beveiligingsmaatregelen nemen.
Welke privacyrechten heb je?
Recht op inzage: je hebt het recht de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, in te zien.
Privacy- en Cookie- verklaring 21
Recht op rectificatie: je hebt het recht de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, te corrigeren of
aan te vullen als deze onjuist of onvolledig zijn.
Recht van bezwaar: je kan bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens, waaronder
tegen direct marketing.
Recht op verwijdering: je kan ons verzoeken jouw persoonsgegevens te verwijderen.
Recht om jouw toestemming in te trekken: als je ons toestemming heeft gegeven om persoonsgegevens
te verwerken, dan kunt je deze toestemming op ieder moment intrekken.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens: als het technisch mogelijk is, heb je het recht om de
persoonsgegevens die wij van jou verwerken te laten overdragen aan een derde partij.
Recht op beperking van de verwerking: in sommige gevallen kan je ons verzoeken om het verwerken van
jouw persoonsgegeven (al dan niet tijdelijk) te beperken.
Bij jouw verzoek kunnen wij je vragen om je te identificeren. Wij vragen hiervoor gegevens op om er zeker van te
zijn dat je de juiste persoon bent aan wie de persoonsgegevens toebehoren.
Wij zullen in principe binnen 1 maand aan jouw verzoek voldoen. Deze termijn kan echter met twee maanden
worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke privacyrechten of de complexiteit van het
verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij je daarvan tijdig op de hoogte stellen.
Als je één van jouw rechten wilt uitoefenen, dan kan je dat kenbaar maken door een bericht te sturen naar
fg@oribi-groep.nl.
Wijzigingen in de privacy- en cookieverklaring
Wanneer onze dienstverlening wijzigt, moeten wij natuurlijk ook de privacy- en cookieverklaring aanpassen. Let
dus altijd op de datum bovenaan in dit document en kijk regelmatig of er nieuwe versies zijn.
Vragen of klacht indienen
Als je vragen hebt, of een klacht in wilt dienen over het gebruik van jouw persoonsgegevens, dan kan je een email
sturen naar privacy@oribi-groep.nl. Wij pakken elke vraag en klacht intern op en communiceren dit verder
met je. Als je vindt dat wij jou niet op de juiste manier helpen, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij
de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens.

1. Oribi is gerechtigd bij Opdrachtgever de gemaakte kosten in rekening te brengen die
rechtstreeks voortvloeien uit de uitvoering van of ondersteuning bij het Overstappen, tenzij dit
niet (meer) is toegestaan op grond van dwingend recht. Oribi zal Opdrachtgever tijdig informeren
over de aard en omvang van eventuele kosten, met een duidelijke specificatie van de
kostenelementen.
2. Indien de Overeenkomst op grond van het voorgaande artikel vroegtijdig wordt beëindigd, zal
Opdrachtgever, onmiddellijk en zonder enig recht op verrekening, de volgende voortijdige
beëindigingsvergoeding verschuldigd zijn:alle openstaande vergoedingen voor de Diensten die
vóór de ingangsdatum van beëindiging zijn geleverd, en
b. alle onbetaalde vergoedingen die de rest van de looptijd van de Overeenkomst dekken, alsof de
Overeenkomst niet was beëindigd als gevolg van het Overstappen.
3. Voor variabele vergoedingen, zoals bijvoorbeeld een pay-per-use of ander verbruiksmodel, wordt
een vergoeding gebaseerd op een redelijke schatting te maken door Oribi van het gebruik dat
Opdrachtgever naar verwachting zou hebben gemaakt over de periode als bedoeld het vorige lid
onder b, uitgaande van het historisch verbruiksgemiddelde van Opdrachtgever in de
voorafgaande twaalf (12) maanden of - indien korter - sinds de ingangsdatum van de
Overeenkomst.
4. De voortijdige beëindigingsvergoeding zoals bedoeld in de vorige leden wordt berekend over de
periode waarin de Overeenkomst zonder voortijdige beëindiging zou zijn doorgelopen.
5. Alle in dit artikel genoemde bedragen zijn bij beëindiging onmiddellijk opeisbaar. Voor zover (een
deel van) deze bepaling in strijd is met toepasselijk recht, stemt Opdrachtgever ermee in dat
deze wordt geconverteerd naar een bepaling die het beoogde effect zoveel mogelijk behoudt.

In deze Module zijn specifieke bepalingen opgenomen die van toepassing zijn indien en voor zover de
Overeenkomst betrekking heeft op het verstrekken van licenties op Software die bij Opdrachtgever on-premise,
of anderszins op hardware van Opdrachtgever wordt geïnstalleerd (On-Premise Software).

1. Oribi verstrekt aan Opdrachtgever, voor de duur en onder de voorwaarden van de Overeenkomst,
het niet-exclusieve, niet-overdraagbare en niet-sublicentieerbare recht om de On-Premise
Software zoals beschreven in de Overeenkomst te gebruiken in overeenstemming met het
beoogde gebruik van de On-Premise Software, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
Algemene voorwaarden Oribi 2.2 27
2. Tenzij anders overeengekomen, is Opdrachtgever gerechtigd om:
a. kopieën van de On-Premise Software te bewaren voor back-up doeleinden. Opdrachtgever
dient ervoor zorg te dragen dat er geen ongeautoriseerde kopieën van de On-Premise
Software worden gemaakt. Voorts dient Opdrachtgever het aantal en de locatie van alle
kopieën van de On-Premise Software te registeren en geeft het op verzoek van Oribi
informatie over de locatie van deze kopieën;
b. de On-Premise Software uitsluitend te gebruiken ten behoeve van de eigen normale
bedrijfsvoering van de Opdrachtgever; en
c. een derde onderaannemer die diensten verleent aan Opdrachtgever toe te staan de On-
Premise Software te gebruiken in het kader van de normale bedrijfsvoering van de
Opdrachtgever, indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van deze diensten, op de
voorwaarde dat Opdrachtgever ervoor zorgt dat deze derde partijen de voorwaarden van de
Overeenkomst naleven alsof deze derde partijen partij waren bij de Overeenkomst.
3. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, is het Opdrachtgever en diens Eindgebruikers niet
toegestaan om:
a. de On-Premise Software in sublicentie te geven of beschikbaar te stellen aan derden,
middels verhuur, Software-as-a-Service constructies of anderszins;
b. de On-Premise Software of een deel daarvan te kopiëren, wijzigen, dupliceren, er afgeleide
werken van te maken, publiceren of distribueren welke vorm of via welke media of op welke
manier dan ook;
c. de On-Premise Software of enig deel daarvan te onderwerpen aan reverse engineering,
decompilering of op andere wijze terug te brengen tot een door mensen leesbare vorm,
tenzij dit op grond van dwingende wetgeving is toegestaan;
d. toegang te verkrijgen tot de On-Premise Software of een deel daarvan om een product of
dienst te bouwen dat of die met de On-Premise Software concurreert;
e. de On-Premise Software in licentie te geven, te verkopen, verhuren, leasen, overdragen,
distribueren, openbaar te maken of anderszins commercieel te exploiteren of beschikbaar
te maken aan derden;
f. toegang te krijgen of zichzelf of anderen toegang te verschaffen tot de broncode van de
On-Premise Software; of
g. aanduidingen van Oribi of haar licentiegevers als rechthebbende(n) in de On-Premise
Software of delen daarvan te verwijderen of onleesbaar te maken.
4. Opdrachtgever dient zich te houden aan alle beleidsregels en/of instructies met betrekking tot
de On-Premise Software die Oribi van tijd tot tijd aan Opdrachtgever kenbaar maakt.
5. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, is Opdrachtgever er te allen tijde verantwoordelijk
voor dat de infrastructuur, het netwerk en de systemen (inclusief alle Apparatuur en software
van derden) aanwezig zijn die nodig zijn om de On-Premise Software te kunnen gebruiken, en
dat Opdrachtgever beschikt over alle licenties van derden en andere autorisaties die nodig zijn
om de infrastructuur, het netwerk en de systemen voor deze doeleinden te kunnen gebruiken.

1. Oribi kan de On-Premise Software beschikbaar stellen:
a. via haar website alwaar Opdrachtgever deze dient te downloaden; of
b. middels een elektronische distributie (zoals per e-mail) aan een door Opdrachtgever aan te
wijzen persoon; of
c. door voorafgaande installatie van de On-Premise Software op Apparatuur die door of
namens Oribi aan Opdrachtgever wordt geleverd, waarbij de On-Premise Software
voorafgaand aan levering zodanig wordt geïnstalleerd dat deze gereed is voor eerste
ingebruikname.
2. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, is Opdrachtgever verantwoordelijk voor de installatie,
configuratie en integratie van de On-Premise Software binnen zijn eigen IT-omgeving. Op
verzoek en tegen vergoeding van het op dat moment geldende uurtarief van Oribi kan Oribi hierbij
ondersteuning bieden.
3. Indien installatie van de On-Premise Software voorafgaand aan levering door Oribi plaatsvindt, zal
Oribi zich inspannen om deze conform de overeengekomen technische specificaties uit te
voeren. Opdrachtgever zal eventuele gebreken uiterlijk binnen tien (10) werkdagen na levering
schriftelijk melden. Na het verstrijken van deze termijn wordt de On-Premise Software geacht te
zijn aanvaard.
4. Oribi is niet verantwoordelijk voor fouten die ontstaan tijdens installatie of configuratie van de
On-Premise Software door Opdrachtgever of door hem ingeschakelde derden.

1. Oribi zal van tijd tot tijd updates uitbrengen voor de On-Premise Software welke bekende fouten
herstellen en (kleine) verbeteringen in functionaliteit doorvoeren. Opdrachtgever dient zo snel
mogelijk nadat een nieuwe versie beschikbaar is gebruik te maken van de nieuwe versie van de
On-Premise Software.
2. Updates kunnen ter beschikking worden gesteld via:
a. een updateserver beheerd door Oribi, waarmee de On-Premise Software automatisch
verbinding maakt;
b. een download via de website van Oribi; of
c. een ander elektronisch communicatiekanaal (zoals e-mail).
3. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het tijdig installeren van beschikbare updates. Indien
Opdrachtgever updates niet of niet tijdig installeert, is Oribi niet aansprakelijk voor gebreken die
in die updates zijn verholpen.
Algemene voorwaarden Oribi 2.2 29
4. Na het einde van de Overeenkomst, of na het einde van de duur van de licentie, vervalt het recht
van Opdrachtgever om gebruik te maken van de On-Premise Software, en om toegang tot
updates of upgrades te krijgen.

1. Oribi heeft het recht eens per jaar het gebruik van de On-Premise Software door Opdrachtgever
te toetsen middels een audit, waarbij computers en systemen mogen worden onderzocht door
een onafhankelijke derde.
2. Oribi dient een audit uiterlijk drie (3) werkdagen van tevoren aan te kondigen. Indien uit de audit
blijkt dat Opdrachtgever het verstrekte gebruiksrecht overtreden heeft, zal Opdrachtgever aan
Oribi, zonder afbreuk te doen aan eventuele andere remedies die Oribi toekomt op grond van de
Overeenkomst of de wet (waarbij uitdrukkelijk wordt afgeweken van artikel 6:92 BW voor zover
rechtens mogelijk), de op grond van het daadwerkelijke gebruik verschuldigde vergoedingen
direct betalen aan Oribi, alsmede een boete van 300% op basis van die aanvullend verschuldigde
vergoedingen, alsmede de wettelijke rente vanaf het moment dat de vergoedingen verschuldigd
waren.
3. Oribi zal de kosten voor de audit dragen, tenzij uit de audit blijkt dat Opdrachtgever de
voorwaarden van de Overeenkomst niet heeft nageleefd. In een dergelijk geval zal
Opdrachtgever alle kosten die verband houden met de audit vergoeden, naast het eventuele
bedrag dat op grond van het vorige lid verschuldigd is.

1. Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen, verstrekt Oribi geen garantie dat de
On-Premise Software beantwoordt aan de verwachtingen; de On-Premise Software wordt “as-is”
verstrekt en voor zover wettelijk toegestaan met uitsluiting van alle impliciete en expliciete
aanspraken op conformiteit of juistheid.
2. Opdrachtgever doet afstand van de rechten uit Titel 1 Boek 7 BW (koop) ten aanzien van de On-
Premise Software, voor zover deze van toepassing zijn. Aanspraken op juistheid of herstel van
fouten zijn uitsluitend mogelijk zoals in de Overeenkomst is bepaald.

In deze Module zijn specifieke bepalingen opgenomen die van toepassing zijn indien en voor zover de
Overeenkomst betrekking heeft op de koop van Apparatuur.

1. Partijen komen overeen dat het Weens Koopverdrag niet van toepassing is.
2. Apparatuur wordt door Oribi “Ex Works” geleverd zoals bedoeld in de Incoterms 2020. Eventuele
verpakkings- en verzendkosten kunnen afzonderlijk aan Opdrachtgever in rekening worden
gebracht.
3. Opdrachtgever dient de geleverde Apparatuur zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval binnen vijf
(5) dagen na aflevering controleren op eventuele beschadigingen of andere gebreken. Indien
Opdrachtgever beschadigingen of andere gebreken vaststelt, dient Opdrachtgever dit
onverwijld en schriftelijk bij Oribi te melden. Opdrachtgever dient bij de melding voldoende te
motiveren welke beschadigingen of gebreken er zijn en dient voldoende bewijs aan Oribi mee te
sturen om de gegrondheid van de melding te beoordelen.
4. Indien Opdrachtgever niet binnen de in het vorige lid bedoelde termijn een beschadiging of
gebrek aan Oribi meldt, wordt de Apparatuur geacht zonder beschadigingen en gebreken te zijn
afgeleverd.

1. Tenzij anders overeengekomen, is Opdrachtgever zelf verantwoordelijk om de Apparatuur na
aflevering door Oribi te installeren. Opdrachtgever dient hierbij alle door Oribi gegeven
aanwijzingen en eventuele bij de Apparatuur geleverde instructies of documentatie strikt te
volgen.
2. Enkel indien dit schriftelijk uitdrukkelijk is overeengekomen, zal Oribi de Apparatuur op een in de
Overeenkomst bepaalde locatie en wijze installeren. Oribi is gerechtigd om de installatie van
Apparatuur op een bepaalde locatie te weigeren indien de locatie volgens zijn professionele
opinie niet mogelijk is, of de juiste werking van de Apparatuur op de betreffende locatie niet kan
worden gegarandeerd.
3. Oribi heeft het recht om derden in te schakelen ten behoeve van de installatie van de Apparatuur
zoals bedoeld in het vorige lid. Opdrachtgever zal Oribi of de door Oribi ingeschakelde derde(n)
toegang verschaffen tot de aangewezen locatie en de noodzakelijke medewerking verlenen ten
behoeve van de installatie van de Apparatuur.
4. Voor zover relevant, is Opdrachtgever zelf verantwoordelijk voor de juiste stroomvoorzieningen
en netwerkaansluitingen. Indien de genoemde voorzieningen niet aanwezig zijn, is Oribi mogelijk
niet in staat om een correcte en volledige installatie uit te voeren.

1. Opdrachtgever aanvaardt dat de Apparatuur alleen de functionaliteit en overige eigenschappen
bevat zoals Opdrachtgever die aantreft op het moment van aflevering. De Apparatuur wordt “as
Algemene voorwaarden Oribi 2.2 31
is” (dat wil zeggen met alle zichtbare en onzichtbare fouten en gebreken) geleverd, tenzij in de
Overeenkomst expliciet aanvullende garanties worden afgegeven.

1. Het retourneren van Apparatuur is uitsluitend mogelijk na voorafgaande toestemming van Oribi.
2. Eventuele met het retourneren gepaard gaande kosten komen voor rekening van
Opdrachtgever. Opdrachtgever draagt zorg voor het adequaat verpakken van de Apparatuur en
dient de Apparatuur te retourneren middels een verzekerde verzending. Het retourneren van de
Apparatuur vindt plaats voor risico van Opdrachtgever.
3. Opdrachtgever is gehouden de Apparatuur in onbeschadigde staat aan Oribi te retourneren,
behoudens normale slijtage van de Apparatuur. Indien Oribi constateert dat Opdrachtgever
zonder schriftelijke toestemming van Oribi veranderingen heeft aangebracht aan de Apparatuur,
dan wel de Apparatuur beschadigd of verloren is geraakt, komen eventuele kosten voor
vervanging of herstel volledig voor rekening van Opdrachtgever.

Indien Oribi onder de Overeenkomst in opdracht van Opdrachtgever persoonsgegevens verwerkt, geldt daarvoor
het bepaalde in deze Module. Tenzij anders overeengekomen dient deze Module in een zodanig geval als
(sub)Verwerkersovereenkomst, waarbij Oribi als (sub)verwerker moet worden aangemerkt.

1. Bij de uitvoering van de Overeenkomst kan Oribi persoonsgegevens verwerken ten behoeve van
Opdrachtgever. Indien er tussen Partijen een afzonderlijke verwerkersovereenkomst wordt
gesloten, treedt deze in plaats van deze Module.
2. Indien bij de uitvoering van de Overeenkomst persoonsgegevens worden verwerkt, moet
Opdrachtgever worden aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijke indien zij het doel en de
middelen van de verwerking bepaalt, dan wel als verwerker indien de klanten van Opdrachtgever
het doel en de middelen van de verwerking bepalen. Afhankelijk van de rol van Opdrachtgever
moet Oribi als verwerker worden aangemerkt.
3. Alle begrippen in deze Verwerkersovereenkomst die gedefinieerd zijn in de Algemene
verordening gegevensbescherming (‘AVG’), hebben de betekenis die daaraan in de AVG is
toegekend.

1. Oribi verbindt zich onder de voorwaarden van de Verwerkersovereenkomst in opdracht van
Opdrachtgever persoonsgegevens te verwerken. Verwerking zal uitsluitend plaatsvinden in het
kader van de uitvoering van de Overeenkomst, inclusief de doeleinden die daarmee redelijkerwijs
samenhangen of die met nadere instemming worden bepaald.
2. De doeleinden van de verwerking, evenals de categorieën betrokkenen en de soorten
persoonsgegevens die bij de levering van de Diensten worden verwerkt, zijn nader beschreven
op de website van Oribi.
3. Oribi zal de persoonsgegevens uitsluitend verwerken ten behoeve van en overeenkomstig de
doeleinden die door de betrokken verwerkingsverantwoordelijke(n) zijn vastgesteld. Oribi erkent
dat binnen het systeem gelijktijdig meerdere opdrachtgevers/verwerkingsverantwoordelijken
persoonsgegevens kunnen aanleveren en verwerken. Voor zover een verwerking niet reeds in
deze Verwerkersovereenkomst is beschreven, zal de betreffende verwerkingsverantwoordelijke
Oribi informeren over de toepasselijke verwerkingsdoeleinden.
4. Oribi neemt geen zelfstandige beslissingen over het verwerken van persoonsgegevens voor
andere doeleinden, waaronder over de verstrekking daarvan aan derden en de duur van de
opslag van gegevens. De zeggenschap over persoonsgegevens die via Oribi worden verstrekt en
in dat kader door Oribi worden verwerkt, berust bij de betreffende
verwerkingsverantwoordelijke(n). Oribi zal persoonsgegevens uitsluitend verwerken
overeenkomstig de instructies en doeleinden van de betrokken
verwerkingsverantwoordelijke(n).

1. Partijen zullen ieder zorgdragen voor de naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving op
het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, waaronder in ieder geval de AVG.
2. Oribi zal Opdrachtgever, op diens eerste verzoek daartoe, informeren over de door haar
genomen maatregelen aangaande haar verplichtingen onder deze Verwerkersovereenkomst.
3. De verplichtingen van Oribi die uit deze Verwerkersovereenkomst voortvloeien, gelden ook voor
degenen die persoonsgegevens verwerken onder het gezag van Oribi, waaronder begrepen
maar niet beperkt tot werknemers, in de ruimste zin van het woord.
4. Oribi zal Opdrachtgever onmiddellijk in kennis stellen indien naar zijn inzicht een instructie van
Opdrachtgever in strijd is met de AVG.
5. Oribi zal Opdrachtgever ondersteunen bij het voldoen aan de verplichtingen van Opdrachtgever
onder artikel 32 tot en met 36 AVG, zoals het ondersteunen bij de uitvoering van een Data
Protection Impact Assessment (‘DPIA’) of een voorafgaande raadpleging van de toezichthouder,
mocht dit noodzakelijk zijn. Oribi kan hiervoor redelijke kosten in rekening brengen.

1. Oribi mag de persoonsgegevens verwerken in landen binnen de Europese Economische Ruimte
(‘EER’). Daarnaast mag Oribi de persoonsgegevens ook doorgeven naar een land buiten de EER,
mits dat land een passend beschermingsniveau waarborgt en ze voldoet aan de overige
verplichtingen die op haar rusten op grond van deze Verwerkersovereenkomst en de AVG.

1. Opdrachtgever geeft Oribi hierbij toestemming om bij de verwerking van persoonsgegevens, op
grond van deze Verwerkersovereenkomst, gebruik te maken van een subverwerker met
inachtneming van de toepasselijke privacywetgeving.
2. Oribi zal de Opdrachtgever informeren over de door haar ingeschakelde subverwerkers. De
subverwerkers die worden ingeschakeld zijn nader beschreven op de website van Oribi.
3. Opdrachtgever heeft het recht om tegen enige, door Oribi ingeschakelde subverwerkers,
schriftelijk gemotiveerd bezwaar te maken. Wanneer Opdrachtgever bezwaar maakt tegen door
Oribi ingeschakelde subverwerkers, zullen Partijen onderling in overleg treden om hiertoe tot een
oplossing te komen.
4. Oribi zorgt er in ieder geval voor dat deze subverwerkers schriftelijk dezelfde plichten op zich
nemen als tussen Opdrachtgever en Oribi zijn overeengekomen. Oribi staat in voor een correcte
naleving van deze plichten door deze subverwerkers en is bij fouten van deze subverwerkers zelf
jegens Opdrachtgever aansprakelijk voor alle schade alsof hij zelf de fout(en) heeft begaan.
5. Oribi kan in opdracht van Opdrachtgever persoonsgegevens verstrekken aan derde partijen, die
te kwalificeren als subverwerkers. De reden dat deze derde partijen niet worden aangemerkt als
subverwerkers is dat ze niet worden ingeschakeld door Oribi, maar hun eigen dienstverlening aan
Opdrachtgever aanbieden. Opdrachtgever is zelfstandig verantwoordelijk om passende
afspraken te maken over persoonsgegevens met deze Partijen.

1. Oribi zal zich inspannen passende technische en organisatorische maatregelen te nemen met
betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen
enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging
of verstrekking van de persoonsgegevens).
2. Indien blijkt dat een noodzakelijke beveiligingsmaatregel ontbreekt, zal Oribi ervoor zorgdragen
dat de beveiliging voldoet aan een niveau dat, gelet op de stand van de techniek, de gevoeligheid
van de persoonsgegevens en de aan het treffen van de beveiliging verbonden kosten, niet
onredelijk is.

1. Oribi stelt Opdrachtgever zonder onredelijke vertraging op de hoogte van een inbreuk in verband
met persoonsgegevens zoals bedoeld in artikel 4 onder 12 AVG (‘Datalek’) naar aanleiding
waarvan Opdrachtgever beoordeelt of zij de toezichthoudende autoriteiten en/of betrokkenen
zal informeren of niet. Oribi spant zich naar beste kunnen in om de verstrekte informatie volledig,
correct en accuraat te maken.
2. De meldplicht geldt ongeacht de impact van het Datalek. Oribi zal het Datalek per e-mail melden
aan de contactpersoon.
3. De kennisgeving van Oribi aan Opdrachtgever over het Datalek omvat ten minste:
a. De datum en tijd van ontdekking van het Datalek;
b. De datum en tijd van melding aan Opdrachtgever;
c. De voorgenomen en/of reeds ondernomen maatregelen om het datalek te dichten en om de
gevolgen van het lek te beperken;
d. Informatie over het Datalek:
i. Een beschrijving van het Datalek;
ii. De datum waarop het Datalek heeft plaatsgevonden (indien geen exacte datum
bekend is: de periode waarbinnen het lek heeft plaatsgevonden);
iii. Wat de (vermeende) oorzaak is van het Datalek;
iv. Wat het (vooralsnog bekende en/of te verwachten) gevolg is;
v. Het aantal personen van wie gegevens zijn gelekt (indien geen exact aantal bekend is:
het minimale en maximale aantal personen van wie gegevens zijn gelekt);
vi. Een omschrijving van de groep personen van wie gegevens zijn gelekt;
vii. Of de gegevens versleuteld, gehasht of op een andere manier onbegrijpelijk of
ontoegankelijk zijn gemaakt voor onbevoegden.
4. Opdrachtgever zal zorgdragen voor het voldoen aan eventuele (wettelijke) meldplichten. Oribi
zal alle redelijke instructies van Opdrachtgever opvolgen en de medewerking verlenen die
noodzakelijk is voor het opheffen van de oorzaak van het Datalek, het voorkomen van verdere
schade voor betrokkene(n) en het voorkomen van vergelijkbare incidenten in de toekomst. Oribi
kan hiervoor redelijke kosten in rekening brengen.

1. In het geval dat een betrokkene een verzoek tot uitoefening van zijn/haar wettelijke rechten richt
aan Oribi, zal Oribi het verzoek doorsturen aan Opdrachtgever en de betrokkene hiervan op de
hoogte stellen. Opdrachtgever zal het verzoek vervolgens verder zelfstandig afhandelen.
Algemene voorwaarden Oribi 2.2 35
2. Indien blijkt dat de Opdrachtgever hulp nodig heeft van Oribi voor de uitvoering van een verzoek
van een betrokkene, dan zal Oribi de benodigde medewerking verlenen. Oribi kan hiervoor
redelijke kosten in rekening brengen.

1. Opdrachtgever heeft het recht om audits uit te laten voeren door een onafhankelijke deskundige
die aan geheimhouding is gebonden ter controle van naleving van alle punten uit de
Verwerkersovereenkomst.
2. Deze audit vindt uitsluitend plaats nadat Opdrachtgever een concreet vermoeden heeft van
misbruik van persoonsgegevens en bij Oribi aanwezige soortgelijke auditrapportages heeft
opgevraagd, beoordeeld en redelijke argumenten aanbrengt die een door Opdrachtgever
geïnitieerde audit alsnog rechtvaardigen. Een dergelijke audit wordt gerechtvaardigd wanneer
de bij Oribi aanwezige soortgelijke auditrapportages geen of onvoldoende uitsluitsel geven over
het naleven van deze Verwerkersovereenkomst door Oribi. De door Opdrachtgever geïnitieerde
audit vindt twee weken na voorafgaande aankondiging door Opdrachtgever, en maximaal eens
per jaar plaats. Partijen zullen in overleg de exacte datum en het tijdstip van de audit vaststellen.
3. Oribi zal aan de audit meewerken en alle voor de audit redelijkerwijs relevante informatie, en
medewerkers zo tijdig mogelijk en binnen een redelijke termijn, waarbij een termijn van maximaal
twee weken redelijk is tenzij een spoedeisend belang zich hiertegen verzet, ter beschikking
stellen.
4. Opdrachtgever garandeert dat de audit een zo min mogelijk verstorend effect heeft op de
overige werkzaamheden van Oribi.
5. De bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde audit zullen door Partijen in onderling overleg
worden beoordeeld en, naar aanleiding daarvan, al dan niet worden doorgevoerd door één van de
Partijen of door beide Partijen gezamenlijk.
6. De kosten van de audit worden door Opdrachtgever gedragen.